Работа в полевых условиях сопряжена с определенными неудобствами, в силу чего трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, связанных с работой в таких условиях. О том, какие расходы компенсирует работодатель, нормируются ли они и как облагаются налогами, вы узнаете из данного раздела.
Полевые условия — это особые условия производства геолого-разведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа. Такое определение полевых условий было закреплено в Положении о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах, утвержденное Постановлением Минтруда России от 15 июля 1994 г. N 56 «Об утверждении Положения о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах» (далее — Постановление N 56). Мы не случайно отметили, что Постановление N 56 давало определение полевых условий, так как сейчас этот документ утратил силу и не применяется, но об этом чуть позже.
Поэтому Трудовым кодексом Российской Федерации, а именно ст. 168.1 ТК РФ предусмотрено возмещение расходов работникам, связанным с работой в полевых условиях.
Согласно этой статье работодатель обязан возместить работнику:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Таким образом, работодатель обязан за работу в полевых условиях выплачивать полевое довольствие.
Поскольку трудовым законодательством определение понятия «работа в полевых условиях» не установлено, то относить ту или иную работу к работе в полевых условиях работник и работодатель должны сами. При этом условия, определяющие характер работы, указываются в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) на основании перечней, утвержденных соглашениями, коллективным договором или локальным нормативным актом. Конкретные размеры и порядок возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
В ТК РФ выделяется два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации в соответствии со ст. 129 разд. 6 «Оплата и нормирование труда» ТК РФ являются элементами оплаты труда.
Второй вид компенсаций определен ст. 164 ТК РФ, согласно которой под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные компенсационные выплаты не входят в систему оплаты труда, то есть они являются именно компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Так как компенсационные выплаты за работу в полевых условиях не могут рассматриваться в качестве командировочных расходов, то они должны учитываться в составе расходов на оплату труда. На это указывают налоговики столицы в Письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153, согласен с таким подходом и Минфин России, о чем свидетельствует его Письмо от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344.
Причем финансисты допускают возможность учета таких компенсационных выплат и в составе прочих расходов, связанных с производством и реализаций, такие разъяснения на этот счет содержатся в Письме от 18.08.2008 N 03-03-05/87.
На основании п. 4 ст. 252 НК РФ налогоплательщик вправе решить сам, в составе каких расходов он будет учитывать компенсационные выплаты, связанные с работой в полевых условиях.
Напомним, что в силу ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
На основании п. 3 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ относятся начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда.
Учитывая изложенное, затраты на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, работающих в полевых условиях, могут быть включены в состав расходов на оплату труда в размере и в соответствии с порядком, установленным трудовым и (или) коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Аналогичное мнение высказано Минфином России в Письме от 7 мая 2008 г. N 03-03-06/1/302.
При этом расходы на доставку от места жительства (сбора) до места работы и обратно работников, занятых в организациях, которые осуществляют свою деятельность в полевых условиях, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Причем данные расходы должны быть предусмотрены коллективными договорами (пп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
На основании п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения по ЕСН для налогоплательщиков-организаций являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Как уже было сказано, размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути или в полевых условиях, носит разъездной или экспедиционный характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются ЕСН. В остальных случаях они подлежат обложению в установленном порядке (Письмо Минфина России от 21 августа 2006 г. N 03-05-02-04/130).
Аналогичные правила касаются и налога на доходы физических лиц, что подтверждает Письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252.
Обратите внимание! С 1 января 2009 г. полевое довольствие, как и суточные, не нормируется в целях налогообложения прибыли.
До указанной даты выплата полевого довольствия производилась лишь работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах на основании Положения о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах, утвержденного Постановлением Минтруда России от 15.07.1994 N 56.
Выше мы уже отметили, что в настоящий момент этот документ утратил силу.
Право на получение полевого довольствия имели работники:
— основных и вспомогательных подразделений, работающие в полевых условиях и проживающие в местах производства работ;
— школ, ОРС, медицинских, культурно-просветительных, детских дошкольных учреждений и других подразделений, специально созданных для обслуживания геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий и организаций.
При этом полевое довольствие не выплачивалось:
— при проживании или выполнении работ в городах и поселках городского типа, кроме поселков городского типа, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области;
— работникам, имеющим возможность ежедневно возвращаться с места работы к месту своего постоянного жительства (при условии, что на дорогу в один конец работник тратит не больше двух часов), где выплата полевого довольствия не установлена;
— работникам за время нахождения в ежегодном отпуске и на санаторно-курортном лечении.
Размеры выплат полевого довольствия устанавливались в расчете на одного работника в день как кратные норме суточных расходов, предусмотренной действующим законодательством об оплате служебных командировок на территории Российской Федерации (независимо от занимаемой должности и получаемого должностного оклада):
— при работе на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области — 2,0;
— при работе на объектах полевых работ, расположенных в других районах, — 1,5;
— при работе на базах геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области — 0,75;
— при работе на базах геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в других районах, — 0,5.
При выезде работников геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений, выполняющих работы в полевых условиях, в командировку выплата им полевого довольствия прекращалась, а расходы, связанные с командировкой, возмещались в соответствии с законодательством об оплате служебных командировок.
Таким образом, работникам, выполняющим работу в полевых условиях, выезжающим в командировку, устанавливались нормы расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относились к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Указанные нормы были установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (сегодня также утратили силу).
Согласно Постановлению N 93 ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях, составляло:
— за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области — в размере 200 руб.;
— за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, — в размере 150 руб.;
— за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области — в размере 75 руб.;
— за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, — в размере 50 руб.
Что касается полевого довольствия при налогообложении ЕСН и НДФЛ, если его фактический размер превышал нормы, установленные Постановлением N 56, то сумма компенсации в виде полевого довольствия в пределах норм, утвержденных Постановлением N 56, не облагалась ЕСН и НДФЛ на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ.
Сверхнормативное полевое довольствие включалось в доход физического лица и облагалось НДФЛ в общем порядке, ЕСН с учетом п. 3 ст. 236 НК РФ можно было не начислять. Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в Письме Минфина России от 29 декабря 2006 г. N 03-05-02-04/193.