Отчеты об отклонениях и принятие мер
На производстве бюджетные затраты фактически являются нормативными затратами на изготовление одной единицы продукта. Непроизводящие компании и непроизводящие отделы производящей компании не пользуются нормативами затрат как таковыми, но пользуются бюджетами, и анализ отклонений имеет для них те же цели, что и для завода.
Отчеты об отклонениях — разновидность классической управленческой концепции управления по отклонениям. Цель отчетов об отклонениях — помочь менеджерам эффективнее расходовать время на выявление и решение проблем посредством подготовки отчетов, которые сосредоточены в первую очередь на проблемах или отклонениях. Такой отчет предназначен, чтобы подсчитать и высветить различия между реальными и бюджетными затратами. Таблица ниже показывает пример такого отчета для отдела продаж «Чуда».
Таблица. Отчет об отклонениях от бюджета компании «Чуда»,
отдел продаж, июль 2009 г.
| Текущий месяц | Данный год | |||||
| Фактические | Бюджетные | Отклонение | Фактические | Бюджетные | Отклонение | |
| Зарплата | 42 050 долл. | 40 920 долл. | (1 130 долл.) | 294 500 долл. | 287 000 долл. | (7 500 долл.) |
| Налоги на
зарплату |
4 420 | 4 092 . | (328) | 29 920 | 28 700 | (1 220) |
| Компенсации
рабочим |
575 | 409 | (166) | 3 010 | 2 870 | (140) |
| Коллективная
страховка |
1 550 | 1 200 | (350) | 15 200 | 8 500 | (6 700) |
| Реклама | 3 250 | 1 976 | (1 274) | 42 005 | 45 000 | 2 995 |
| Автомобили | 800 | 650 | (150) | 5 520 | 4 800 | (720) |
| Продвижение
компании |
950 | 1 050 | 100 | 7 260 | 7 500 | 240 |
| Комиссионные | 1 520 | 1 478 | (42) | 11 650 | 10 500 | (1 150) |
| Питание и
развлечения |
475 | 560 | 85 | 4 250 | 3 600 | (650) |
| Страховка | 675 | 642 | (33) | 2 650 | 4 300 | 1 650 |
| Канцелярские
принадлежности |
250 | 200 | (50) | 1 675 | 1 400 | (275) |
| Внешние услуги | 810 | 1 000 | 190 | 8 210 | 7 200 | (1 010) |
| Почта | 275 | 300 | 25 | 2 246 | 2 500 | 254 |
| Аренда | 11 500 | 11 500 | — | 80 500 | 80 500 | — |
| Телефон | 400 | 450 | 50 | 3 350 | 3 200 | (150) |
| Торговые
выставки |
5 450 | 5 000 | (450) | 18 450 | 25 000 | 6 550 |
| Командировки и
проживание |
3 695 | 3 500 | (195) | 17 320 | 18 000 | 680 |
| Итого
реализация и маркетинг |
78 645 долл. | 74 927 долл. | (3 718 долл.) | 547 716 долл. | 540 570 долл. | (7 146 долл.) |
Внимание! Три волшебных вопроса для контроля отклонений.
Менеджер отдела должен каждый месяц просматривать свой отчет об отклонениях и задавать следующие три вопроса.
1. Почему произошло это отклонение? Как оказалось, что потраченная нами сумма отличается от той, которую мы намеревались потратить? «Мы купили больше канцпринадлежностей». Неправильно. «Мы купили больше канцпринадлежностей, чтобы избежать только что объявленного крупного повышения цен». Верно.
2. Какие действия я должен немедленно предпринять, чтобы предотвратить продолжение негативного отклонения или сглаживание позитивного?
3. Что я должен вынести из ответов на два первых вопроса, чтобы на будущий год сделать мой бюджет более эффективным инструментом управления?
Эти короткие вопросы очень точны и полезны по двум важным причинам. Они помогут менеджеру быстро перейти от анализа к действию. Босс менеджера, скорее всего, так или иначе задаст те же вопросы, и если менеджер ориентирован на карьеру или просто заинтересован в сохранении работы, будет полезным иметь ответы заранее.
Числа в колонке отклонений взяты в скобки потому, что они неблагоприятны. Формат приспособлен к быстрому просмотру и поиску чисел, которые чрезмерны или превышают бюджет. Некоторые отчеты могут также включать колонку процента отклонений, показывающую каждое отклонение как процент бюджета для этой статьи. Вновь суть в том, чтобы легко обнаружить значительные отличия, после чего руководство может немедленно перейти к мерам по исправлению. Такой отчет должен готовиться каждый месяц для каждого отдела компании и для компании в целом, чтобы помочь высшему руководству достичь запланированных прибылей.