Известно, что формальная организационная структура может успешно функционировать только при наличии целого ряда документов, регламентирующих отношения, связи и процедуры управления, на которых строится организационный механизм. Их можно разделить на нормативно-правовые акты и положения, определяющие отношения между работниками аппарата управления в процессе выполнения поставленных задач, и нормативно-технологические регламенты, определяющие процедурную сторону выполнения отдельных управленческих работ, операций и процесса управления в целом.
К первому виду документов относятся уставы предприятий и организаций и их самостоятельных в правовом отношении производственно-хозяйственных звеньев, положения о звеньях производственного и управленческого аппарата (цехах, отделах и др.), о должностях. Ко второму виду относятся специальные инструкции, правила, маршрутные и операционные технологические карты, матрицы полномочий по принятию решений, документограммы, органиграммы и пр.
Наиболее важную роль в регламентации системного распределения ответственности и полномочий, определяющего суть управления, играют положения о должностях (в основе разработки которых должны лежать нормативно-технологические регламенты, задающие процедурную сторону процесса управления). Они являются основным и универсальным документом, с помощью которого строятся организационно-экономические отношения между руководителями, специалистами и техническими исполнителями. В зависимости от применяемых методов формирования организационных структур используются и различные правила построения положений о должностях. Рассмотрим отечественную практику, которая, по мнению автора, в большей степени, чем зарубежная, соответствует системно-целевому подходу к формированию структуры и организации процесса управления.
Все должности делятся на различные категории по их месту и роли в процессе управления: руководители организации, ее подсистем, производственных и функциональных звеньев, внутренних подразделений; функциональные специалисты; технические исполнители. Для каждой категории должностей существуют общие права и ответственность, обусловленные трудовым законодательством и хозяйственным правом, организационными задачами, производственной и технологической дисциплиной, особыми условиями деятельности предприятия. Общая часть должностного регламента разрабатывается для всей системы и, как правило, не должна иметь индивидуальных отклонений.
В то же время решение конкретных задач управления требует выделения специфической ответственности и прав каждого должностного лица. В связи с этим вводятся четыре регламентируемых и контролируемых параметра, которые обеспечивают целевую ориентацию каждого работника и условия его эффективной деятельности: сфера ответственности, задачи, критерии эффективной деятельности (достижения целей), права. При этом основными принципами разработки положений о должностях являются:
конкретность каждого регламентируемого параметра, возможность его однозначного понимания исполнителем и соответствующего контроля руководителем;
персональное распределение всех задач управления, исключение дублирования ответственности за их выполнение;
• достаточность предоставляемых прав для решения поставленных задач и реальность этих прав, т. е. независимость работника при их реализации от внешних воздействий и условий.
Несмотря на то, что технология выполнения управленческих функций вторична по отношению к объективным целям, распределение ответственности и прав между работниками в соответствии с предварительно разработанными матричными классификациями, докумен-тограммами и др. должно полностью соответствовать сложившейся и регламентированной технологии и организации процессов управления.
■ Сфера ответственности каждого работника определяется границами объекта управления, функционирование, состояние или использование которого находятся под влиянием соответствующего должностного лица. Чтобы обеспечить сбалансированность всех сфер ответственности, охватываемых положениями о должностях, производится детальная многоступенчатая классификация объектов управления.
В качестве признака общего разделения сферы ответственности принимается принадлежность объекта управления к одному из типовых элементов производственного процесса:
^ готовая продукция или услуги;
^ ресурсы — материальные, энергетические, финансовые, трудовые; ^ орудия производства — оборудование, инструментарий, сооружения;
• информация.
В качестве признака частного разделения сферы ответственности принимается отношение объекта управления к одному из типовых процессов, осуществляемых в производственно-хозяйственной организации:
• к основной деятельности;
• к обеспечению и обслуживанию;
• к управлению.
В качестве признака единичного разделения сферы ответственности принимаются границы (масштабы) объекта управления, определяемые по его месту в организационной структуре:
• вся организация;
• ее подсистема;
• конкретное подразделение.
■ Задачи каждого должностного лица устанавливаются исходя из разработанной системы целей для того структурного уровня, который соответствует принятой сфере ответственности. Однако следует иметь в виду, что для функциональных специалистов и технических исполнителей определяются задачи, которые несколько уже сформулированных в структуризованной системе целей. Это объясняется единичным разделением труда в процессе принятия решений и информационного обслуживания. Для этих категорий служащих основной исходной базой при распределении задач служат организационные модели и технологические карты.
■ Критерии эффективной деятельности для каждого должностного лица определяются по тому, насколько достигнутые им результаты способствуют достижению целей вышестоящей в иерархическом отношении системы. Это очень важное положение, так как не все операциональные задачи могут быть определены и сформулированы достаточно полно и корректно, а кроме того, они, как правило, динамичны. Поэтому в организации процесса управления особое значение приобретает регламентированная увязка задач всех работников с целями подразделений и служб, в которых они работают.
■ Права должностного лица могут быть практически регламентированы возможностями его участия в принятии решений, влияющих на решения поставленных задач или на условия, в которых происходит этот процесс. Эти возможности поддаются достаточно строгой классификации в соответствии с универсальной структурой процесса принятия решений и основными типами отношений управления. Поскольку большинство решений фиксируется в документах, права обычно регламентируются в терминах некоторых операций с документами.
Например, право утвердить документ означает возможность принять решение, связанное с распоряжением ресурсами, определенными сферой ответственности. Право согласовать документ соответствует возможности препятствовать или не препятствовать определенным действиям или принятию определенных решений. Право участвовать в разработке документа означает возможность предлагать собственные альтернативы решения и давать оценки другим предлагаемым альтернативам, которые не могут быть отвергнуты без формального рассмотрения. Право контрлировать означает возможность воздействовать на поведение объекта управления, включенного в сферу ответственности должностного лица, и т. д. Основными проектно-ана-литическими документами, с помощью которых формулируются специфические права должностных лиц, являются функциональные матрицы, органиграммы выполнения управленческих задач и функций и другие документы.
Регламентируемые значения всех четырех названных параметров фиксируются в карте специфических прав и ответственности, которая включается в качестве одного из основных разделов в положение о должности (табл. 3).
В то же время опыт показывает, что при достаточно высокой динамичности производств, многообразии организационно-управленческих задач, проблем и условий их решения, при сочетании формальных и неформальных отношений принятие и исполнение управленческих решений представляет собой в значительной мере творческий процесс. В нем зачастую оригинальность мышления, интуиция и индивидуальные способности отдельных руководителей и специалистов могут оказывать на эффективность работы не меньшее влияние, чем строгое соблюдение процедур и нормативных предписаний. Поэтому целевая ориентация и стимулирование творческой активности управленческих работников требуют минимальной стандартизации и нормирования их деятельности.
Все изложенное представляет отечественную практику организации процесса управления, где, как отмечалось выше, имеет место до-
статочно жесткая регламентация. Такую «жесткость» в целом ряде случаев надо признать оправданной и необходимой. В разделе 3.2 («Матрица полномочий по принятию решений»), а также в приложениях 1, 2 и 3 представлены регламентирующие документы по организации процесса управления из зарубежной практики. Они, несомненно, представляют значительный интерес для отечественной практики — в частности, для средних и малых предприятий, — особенно в период перехода страны к рыночной экономике, когда так необходимо раскрепощение интеллектуальных способностей руководителей и специалистов, их нестандартное мышление.