Большаябиблиотека

Г. В. Щёкин «Управление бизнесом» Предмет «Менеджмент»

Практической занятие

НАВЫКИ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ*

Включение данной темы в программу курса повышения ква­лификации руководящих кадров должно вызвать интерес у слу­шателей. Занятие, однако, не будет успешным, если:

• тема будет представлена скучно;
  
  • содержание занятия будет далеким от индивидуальных по­требностей и опыта слушателей;

• в ходе занятия слушатели не сделают собственных выводов.

Предлагаемая методическая разработка включает инструк­цию к тесту для самооценки руководителя, тест с оценочной шкалой и выводами, комментарий к выводам и теоретические пояснения к тесту.

Инструкция. Тест состоит из 13 вопросов к работнику, занима­ющему управленческую должность. К каждому вопросу даны пять вариантов ответов. Респондент должен ответить на все во­просы, выбрав по каждому из них один вариант ответа. Выбор фиксируется на оценочной шкале точкой в клетке, соответству­ющей коду ответа (а, б, в, г, д). Ответив на вопросы, следует соеди­нить точки прямыми линиями и приступить к анализу ответов. Анализ завершается разработкой индивидуальных выводов и предложений по улучшению использования рабочего времени.

Оценочная шкала

1.  Знаете ли Вы, приступая к работе, каким должен быть ее
результат?

а)   да, знаю точно;

б)   знаю приблизительно;

в)   не знаю, но считаю, что смогу конкретизировать его в ходе
работы;

г)   не знаю, но думаю, что в ходе работы он определится сам;

д)   не знаю, так как полагаю, что в условиях постоянных из-
менений это не нужно.

2.  Выполняете ли Вы задания в порядке поступления?

а)   нет;

б)   в принципе, нет;

в)   иногда;

г)   часто;

д)   всегда.

3.  Планируете ли Вы свое рабочее время?

а)   да, постоянно;

б)   только в исключительных случаях;

в)   время от времени;

г)   очень редко;

д)   нет, никогда.

4.  Знает ли Ваш секретарь, что:

а)   в определенные часы Вам нельзя мешать;

б)   в определенные дни Вам нельзя мешать;

в)   всякий раз, когда Вам требуется личное время, Вы ему об
этом говорите;

г)   он Вам не мешает, когда предлагает снять телефонную
трубку, информирует о текущих делах и др.;

д)   двери Вашего кабинета всегда открыты для всех.

5.  Что Вы делаете между 9-00 и 12-00?

а)   занимаюсь самыми трудными вопросами;

б)   стараюсь заниматься трудными вопросами;

в)   решаю текущие вопросы;

г)   стараюсь решать самые простые вопросы;

д)   постепенно "врабатываюсь".

6.  Могут ли Ваши подчиненные самостоятельно принимать
решения и подписывать документы?

а)   да;

б)   в принципе, да, но все равно обращаются за этим ко мне;

в)   в принципе, да, но предпочитаю, чтобы они со мной
проконсультировались;

г)   нет, это моя функция.

7.  Выполняете ли Вы все поручения, которые поступают к

Вам?

а)   нет;

б)   иногда стараюсь отказаться от выполнения некоторых по-
ручений;

в)   когда как;

г)   в принципе, да, редко случается, чтобы я не выполнил
задание;

д)   да, всегда.

8. Есть ли у Вас комплект информации о вашем учреждении (вверенном подразделении)?

а)   да;

б)   да, по определенным вопросам;

в)   да, но это не всегда последние сведения;

г)   нет, так как я многое держу в памяти;

д)   нет.

9.Что Вы делаете в транспорте по дороге на работу и с ра­боты, ожидая встречи с кем-либо и др.?

а)   всегда что-нибудь делаю;

б)   часто что-нибудь делаю, но не всегда удается;

в)   иногда что-то делаю, если есть под рукой работа;

г)   ничего не делаю, хотя мне жаль потерянного времени;

д)  ничего не делаю, так как не могу сосредоточиться в транс-
порте.

10.  Если Вы видите, что кто-то с уважением относится к Ва-
шему времени, то:

а)   Вы и так уделяете ему время;

б)   всегда стараетесь поблагодарить его за это;

в)   время от времени выражаете ему признательность;

г)   не обращаете на это внимания;

д)  относитесь к этому как к чудачеству, так как никто другой
Вашего времени не уважает.

11.  Если Вы видите, что кто-то "крадет" у Вас время, то:

а)   боретесь с этим всеми средствами;

б)   делаете ему замечание;

в)   хотели бы сделать замечание, но Вам не хватает смелости;

г)   Вас это раздражает, но Вы молчите;

д)  не обращаете на это внимания, так как аналогично посту-
пает большинство окружающих.

12.  Стремитесь ли Вы улучшить использование личного рабо-
чего времени?

а)   да, и делаю это регулярно;

б)   время от времени;

в)   иногда стараюсь что-то улучшить;

г)   нет, но надо бы начать;

д)   нет, никогда раньше я этого не делал.

13.  Есть ли у Вас специальные способы психологической
разгрузки?

а) да;

б)   да, но я ими редко пользуюсь;

в)   да, но у меня нет времени ими пользоваться;

г)   нет, хотя и чувствую потребность в отдыхе;

д)   нет, я никогда не относился к отдыху серьезно.

Ответы на вопросы характеризуют положительные и отрица­тельные стороны организационного поведения респондента. Ва­рианты ответов распределены по принципу полярности — от по­ложительного полюса "а" к отрицательному "д". Если линия, соединяющая ответы по оценочной шкале, проходит преимуще­ственно через клетки "а" и "б", респондент в целом правильно использует рабочее время, а если через клетки "г" и "д" — то не­правильно. Результирующая линия должна стать поводом для самоанализа респондента. В каждом случае, когда ответ откло­няется от вертикали "а", необходимо сформулировать предло­жения по улучшению методов личной работы, которые вносятся в соответствующие графы анкеты. Такие предложения состав­ляют индивидуальную программу улучшения методов личной работы слушателя, которая по окончании курса должна ока­заться на видном месте его рабочего стола.

При анализе результатов самооценки целесообразно сформу­лировать слушателям несколько принципов оптимальной орга­низации личной работы руководителя в связи с каждым из во­просов анкеты.

1.   Не приступайте к работе без четко поставленной цели.

В качестве цели следует рассматривать определенный ре­зультат деятельности, а не процесс. Данная установка должна быть четко осмыслена и осознана руководителями, поскольку, несмотря на простоту, она не всегда поддается переводу на язык практических действий. Так, 51 % опрошенных руково­дящих кадров, участвовавших в учебных мероприятиях по по­вышению квалификации, не смогли назвать цель своего пред­приятия.

2.   Концентрируйте внимание на приоритетных задачах.

В связи с этим полезен метод организации рабочего времени руководителями ABC, который дает возможность в течение рабо­чего дня (недели, месяца, года) определять значимость выполняе­мых заданий и отводить на них определенную часть времени. За­дания подразделяются на три группы: А — очень важные, В — средней важности, С — несущественные. На группу А рекоменду­ется тратить 65 % фонда рабочего времени, В —20 и С—15 %.

3.   Работайте по плану.

План позволяет равномерно распределять работы в течение календарного срока, увязывать их с индивидуальным биорит­мом руководителя. Определенный резерв времени выделяется на непредвиденные ситуации. Необходимо не только разрабо­тать план, но и последовательно осуществлять его.

1. Делите рабочее время на укрупненные блоки и не по­зволяйте, чтобы Вам мешали.
2. Для решения сложных проблем используйте "лучшее время".

Таким временем считаются периоды с 9-00 до 12-00 и с 15-00 до 17-00. Целесообразно выделять определенные часы на реше­ние концептуальных вопросов и поставить об этом в известность Вашего секретаря.

6.   Четко определите полномочия Ваших подчиненных и
соблюдайте их.

Ограничение полномочий подчиненных приводит к значи­тельным потерям рабочего времени руководителя. В связи с этим руководитель должен четко определить круг проблем, по которым подчиненные могут самостоятельно принимать реше­ния, представлять организацию перед другими предприятиями, подписывать документы, решать спорные вопросы, утверждать планы, графики и др., давать распоряжения сотрудникам.

7.   Не приучайте других к тому, что у Вас всегда есть
время.

Необходимо обладать смелостью и уметь отказаться от зада­ния, если оно не имеет смысла (экономического, социального и др.). Не следует приучать других к тому, что Вы способны взяться за любое поручение.

8.   Всегда имейте под рукой необходимую информацию.
Информацию можно классифицировать, например, по таким

критериям: данные о руководимой организации (отделе); данные об основных организациях-смежниках; планы различных мероп­риятий; финансовые результаты; информация об основных зако­нодательных актах; номера телефонов и адреса лиц и организа­ций, с которыми чаще всего приходится общаться. Комплектуя фонд информации, исходите из такого перечня вопросов:

• Какие данные чаще всего мне бывают нужны?
• О чем у меня чаще всего спрашивают?
• О каких данных я чаще всего забываю?
  
  • Какие данные необходимо знать, находясь в данной долж­ности?
• Какую информацию запомнить труднее всего?

9. Будьте готовы к возникновению периодов "пустого" времени.

Такие периоды можно использовать для чтения специальной литературы, составления отзывов на служебные материалы, об­думывания планов предстоящей деятельности, изучения ино­странного языка и др. Таким образом сокращается расходование личного времени на служебные надобности.

10.  Поощряйте других за то, что они ценят Ваше время.
Необходимо ценить пунктуальных работников и принимать

их в первую очередь, даже если Вы очень заняты. Нужно, чтобы и другие почувствовали это Ваше предпочтение.

11.  Избегайте тех, кто "крадет" у Вас время.

12.  Совершенствуйте использование Вашего свободного
времени.

Следует начать с анализа структуры использованного рабоче­го времени. Например, целесообразно фиксировать все выпол­няемые процедуры в течение одной или двух недель. После это­го проанализируйте записи по такой схеме:

• Соответствуют ли выполненные мною процедуры характеру занимаемой должности?
• Не беру ли я на себя обязанности других?
  
  • Действительно ли все эти функции я должен выполнять лично?
  • Нельзя ли отказаться от определенных процедур без ущерба для качества работы?
• Какие процедуры я мог бы сократить?
• Какие процедуры я мог бы объединить?
• Методику выполнения каких процедур я мог бы изменить?
  
  • Что я мог бы сделать для сокращения потерь рабочего вре­мени?
• На какие виды работ мне чаще всего не хватает времени?

13.  Не забывайте об отдыхе.

Основной целью данной разработки является представление темы в яркой, занимательной форме. Материал может быть ис­пользован слушателями для самообразования, а преподавателя­ми — как образец для составления методических разработок по другим темам.