Проектна діяльність потребує специфічних здібностей від членів проектних груп. Кожен спеціаліст повинен володіти певними методами роботи у своїй галузі:
— аналізувати (матеріали, процеси, інформації);
— володіти різними методами діяльності залежно від змісту проекту (засоби зв’язку, координації, поділу);
— домовлятися (співпрацювати з партнерами щодо термінів і варіантів спільних дій, поділу праці);
— протоколювати (процеси, бесіди, результати, факти);
— документувати (процеси, інформації, результати);
— звітуватися (перед іншими особами письмово й усно, аргументувати фактами).
Час від часу потрібно контролювати проміжні результати. Контроль — це порівняння запланованого результату (очікуваного результату) із реалізованим результатом (отриманим результатом). Контроль дає змогу з’ясувати помилки, або в процесі планування, або в процесі реалізації, усунути їх і не допускати їх повторення у майбутньому. Тому проміжний проектний контроль служить не тільки для аналізу минулого робочого періоду, а й повинен забезпечувати ліпшу якість здійснення наступних проектних дій. Контроль можна здійснити у таких галузях:
— витрати фінансів;
— виконання завдань відповідно до термінів;
— дотримання правових нормативів;
— досягнення результатів у вирішенні головної проблеми;
— ефективність діяльності проектної групи;
— витрата сировини і засобів;
— застосування засобів досягнення результатів;
— задоволеність членів проектної групи.
Замовник проекту або спеціальний відділ, як правило, займається проектним контролем. При цьому проектний керівник повинен подавати результати у вигляді звітів, інформацій. Можливе і опитуванння членів групи з боку контролерів.
Методи проектної діяльності залежать від способу розподілу завдань серед співробітників проектної групи. Треба розрізняти нормативні методи і групові методи розподілу завдань. Нормативні методи звертають увагу на необхідні знання і досвід для вирішення проектного завдання. На основі цих нормативів обирають потрібних спеціалістів серед тих, які претендують працювати в проектній групі, і їм дають ті завдання, які вони з особистими знаннями і досвідом можуть ефективно вирішувати.
Груповий метод розподілу завдань25 виходить із того, що група буде створена з певної кількості спеціалістів, які мають ідентичні інтереси і хочуть вирішувати разом спільне завдання так, щоб досягти для групи максимального результату. Завдання ділять і кожному члену групи передають якусь частину для вирішення. У результаті цього розподілу завдань створюють інформаційну і комунікаційну структуру групи.
Визначення проектних завдань, тобто визначення частин проектного завдання розглядають на прикладі розвитку нового виду рідкого мила. Через два методи можна визначити завдання для кожного члена проектної групи:
—
матричний метод (таблиця 15);
— метод ієрархічного структурування (схема 27).
Після розробки матриці можна всі завдання з конкретними номерами розподілити між членами проектної групи. Матричний метод більше підходить нормативним методам розподілу завдань.
Груповим методам розподілу завдань більше підходить метод ієрархічного структурування проектних завдань (схема 27 ). У проектній групі за цим методом утвориться інша інформаційна і комунікаційна структура, ніж за нормативних методами. Завдання розподіляють за функціональними підгрупах у межах спільної проектної групи або в мережі кількох проектних груп під керівництвом єдиного менеджменту. На нашому прикладі можна було утворити як мінімум три проектні підгрупи, що через постійну або періодичну комунікацію через консультації або обмін інформацією використовують результати інших підгруп.
Проектна робота потребує у великій мірі творчого підходу. Серед численних методів творчої діяльності в межах реалізації проекту пропонують два приклади:
— метод 635 (brainwriting)
— морфологічний ящик (morphological box)
Застосування методу 635 у групі з 6 спеціалістів. За круглим столом сидять у спокійній атмосфері 6 спеціалістів. Кожний спеціаліст після аналізу проблем, що виникають під час організації проектної групи, пише на листку паперу три ідеї на власний розсуд щодо вирішення. Потім усі спеціалісти передають листок паперу з ідеями правому сусіду. Кожен читає запропоновані ідеї і додає три свої. Ця процедура триває доти, поки листок паперу не повернеться до особи, що його відправила. Після обговорення всіх запропонованих ідей їх групують за трьома якостями:
— ідею можна безпосередньо використовувати;
— ідею треба перевірити і далі розробити;
— ідею неможливо реалізувати.
За методом 635 можна визначити, якими засобами і в якій послідовності реалізувати проектні завдання.
омпонентів, що дають змогу через комбінування підходити до рішення
проектного завдання. На таблиці 17 показано, яким методом можна
знайти нові варіанти упаковування прального засобу.
Таблиця 16
Матриці морфологічного ящика
Морфологічний ящик становить собою матрицю різновидів з двох компонентів, що дають змогу через комбінування підходити до рішення проектного завдання. На таблиці 17 показано, яким методом можна знайти нові варіанти упаковування прального засобу.
Таблиця 16
Матриці морфологічного ящика
Через різне комбінування якостей із різними видами виникають нові варіанти упаковування, наприклад:
— упаковка яскравого кольору з пластика з ямками для пальців і кришкою, де таблетки, додаткова якість — ваза для квітів;
— кубик із дерева з ременем і кришкою, в якому пральний порошок із склянкою, додаткова властивість — ящик для дрібниць;
— циліндр із пластику з ручкою і кришкою, додаткова якість — відерко для сміття.
Методи проектної діяльності зорієнтовані на вирішення на основі ескізу проекту. Але здійснення проекту може мати відхилення від запланованого періоду проектного часу, запланованої кількості співробітників проектної групи і запланованої ієрархії проектної групи. Простий приклад показує цю можливість. У фірмі було вирішено розвивати нову комп’ютерну програму. За ескізом проекту було передбачено використання часу спеціаліста на 24 людино-місяця з граничним розрахунком заробітної плати. Для реалізації проекту можна залучити кілька спеціалістів широкого профілю однакової кваліфікацієї, які можуть працювати спільно у межах проекту. Залежно від відповіді на наступні запитання можна реалізувати проект за різними варіантами часу і структури проектної групи і відповідно за різними методами організації проектної діяльності.
1. На який проектний час замовник може розраховувати, якщо
передбачена проектна група з трьох спеціалістів без ієрархії?
Відповідь: 8 місяців.
(Проектний час = потреба у часі : кількість спеціалістів).
2. Скільки спеціалістів повинно брати участь у проекті, якщо
замовник хоче одержати результат не пізніше 6 місяців після початку
проекту?
Відповідь: 4 спеціалісти.
3. На який проектний час замовник може розраховувати, якщо у
межах проекту працюють три спеціалісти під керівництвом одного, який
бере участь у роботі менеджера?
Відповідь: 6 місяців.