Так как трудовым законодательством не закреплено обязательство работодателя оплачивать своим сотрудникам проезд к месту работы и обратно, то это вынесено на усмотрение работодателя. Принимая решение компенсировать своим работникам расходы на проезд, работодатель может воспользоваться разными способами, при этом порядок учета и налогообложение стоимости проезда будут различными.
Компенсировать своим сотрудникам расходы на проезд к месту работы можно разными путями:
Организовать доставку сотрудников на работу собственным транспортом, силами специализированной организации, посредством приобретения и выдачи сотрудникам проездных билетов или же путем выплаты компенсации установленного размера. Можно ли указанные расходы учесть для целей налогообложения?
Рассмотрим Письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/810, согласно которому организация осуществляет доставку работников к месту работы и обратно. Для этого организация заключила договор с транспортной организацией. При этом доставка работников к месту работы и обратно предусмотрена трудовыми договорами, но не предусмотрена коллективным договором. На вопрос, вправе ли организация при исчислении налога на прибыль учесть в расходах затраты, связанные с перевозкой работников к месту работы и обратно, Минфин России разъясняет, что в соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Однако согласно п. 26 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Таким образом, расходы, связанные с перевозкой рабочих к месту работы и обратно, учитываются в составе расходов в случае, когда они предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Если для перевозки работников организацией используется служебный транспорт, то расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (Письмо Минфина России от 7 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/777).
Как отмечено в Письме Минфина России от 4 декабря 2006 г. N 03-03-05/21, организация вправе отнести на расходы затраты, связанные с перевозкой рабочих, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства и предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
При этом расходы организации по доставке работников на работу и оплате проезда от места работы до дома в черте города не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
В случае выплаты работникам денежной компенсации на оплату проезда до места работы и обратно согласно Письму Минфина России от 10 сентября 2007 г. N 03-03-06/2/175 эти расходы не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Что касается налогообложения ЕСН, то на основании п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения ЕСН для налогоплательщиков, производящих выплаты физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам.
Указанные в п. 1 ст. 236 НК РФ выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде. Об этом сказано в п. 3 ст. 236 НК РФ.
Налоговая база по ЕСН у организаций-налогоплательщиков формируется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных в п. 1 ст. 236 НК РФ и начисленных налогоплательщиками за налоговый период в пользу физических лиц (п. 1 ст. 237 НК РФ).
При определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (за исключением сумм страховых взносов, указанных в пп. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ).
Таким образом, оплата работодателем проезда работников до места работы и обратно подлежит включению в налоговую базу при исчислении ЕСН.
При этом если затраты организации по оплате услуг транспортной компании по доставке сотрудников до места работы и обратно учитываются в целях налогообложения прибыли в составе расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, то они не рассматриваются как оплата услуг, предназначенных для работника, и не учитываются при исчислении налоговой базы по ЕСН (Письмо УФНС России по г. Москве от 25 июня 2008 г. N 21-18/552).
В Письме Минфина России от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/809 рассмотрена ситуация, когда организация расположена в месте, куда не ходит общественный транспорт. Во исполнение коллективного и трудовых договоров организация организует доставку работников к месту работы и обратно, заключив договоры с городскими транспортными организациями. При этом работники оплачивают проезд по городским тарифам, а остальную часть расходов за перевозки несет организация. Отвечая на вопрос, учитывать ли расходы организации при исчислении ЕСН, Минфин России разъясняет, что если доставка сотрудников до места работы и обратно связана с режимом работы организации, местоположением, то есть если сотрудники организации не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно, то предоставление такой доставки не может рассматриваться как оплата услуг, предназначенных для работника, и будет считаться обычными производственными расходами организации.
Поэтому суммы дополнительной оплаты организацией проезда работников в соответствии с договорами, заключенными с транспортной компанией, при отсутствии общественного транспорта, не подлежат обложению ЕСН.
Оплата организацией проезда работников до места работы и обратно при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы и обратно на общественном транспорте самостоятельно, будет являться налоговой базой для исчисления ЕСН в общеустановленном порядке с учетом п. 3 ст. 236 НК РФ.
Для определения налогообложения НДФЛ расходов по оплате проезда работников прежде всего необходимо установить, что в данном случае является доходом физического лица.
Согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.
Если работодатель предоставляет работникам проездные билеты, то стоимость билетов признается доходом работника в натуральной форме. Соответственно, стоимость указанной оплаты подлежит налогообложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина России от 17 августа 2007 г. N 03-04-06-02/152).
Если же организация в соответствии с трудовым договором осуществляет доставку работников на собственном транспорте к месту работы и обратно, при этом работники имеют возможность самостоятельно добираться до места работы и обратно на общественном транспорте, то стоимость указанной доставки признается доходом работников, полученным в натуральной форме. Поэтому полученный доход подлежит налогообложению НДФЛ в установленном порядке.
Доход каждого налогоплательщика можно рассчитать на основе общей стоимости проезда и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (Письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. N 03-04-06-01/247).
В случае заключения организацией договора с транспортной компанией на оказание услуг по доставке сотрудников до работы и обратно, и если при этом оплата не зависит от количества перевозимых работников, для определения величины дохода с целью исчисления налоговой базы необходимо вести персонифицированный учет выплат в пользу каждого работника. Об этом сказано в Письме Минфина России от 18 мая 2006 г. N 03-05-01-04/110.
Однако если доставка сотрудников связана с режимом работы организации, его местоположением, и у сотрудников нет иной возможности добраться до места работы, то осуществление такой доставки организацией не может рассматриваться как оплата услуг, предназначенных для работника, и будет считаться обычными производственными расходами организации. В такой ситуации оплата услуг проезда не может рассматриваться доходом физического лица, следовательно, стоимость таких услуг не облагается НДФЛ. При этом необходимо уточнить, что суммы, израсходованные организацией для доставки работников к месту работы и обратно, независимо от того, предусмотрены они трудовым и (или) коллективным договором или нет, не являются объектом налогообложения НДФЛ. Аналогичное мнение высказано Минфином России в Письмах от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/809, от 11 мая 2006 г. N 03-03-04/1/434.
При выплате работодателем дотации на проезд (компенсации стоимости проезда работника) доходом работника будет являться сумма такой компенсации (п. 1 ст. 208, ст. 209 НК РФ).
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Исходя из ст. 164 ТК РФ, компенсация — это денежные выплаты работнику организации, которые связаны с возмещением ему затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей.
Возмещение работникам оплаты услуг транспортных организаций в связи с их доставкой к месту работы и обратно является выплатой в пользу физических лиц — работников при условии, что работники имели возможность использовать проездные документы не только в производственных целях, но и для личных нужд.
В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 декабря 2007 г. по делу N Ф04-8288/2007(40650-А27-41) судом было установлено, что доставка работников осуществлялась не в их интересах, а в силу удаленности предприятия, то есть по производственной необходимости. Поэтому суд обоснованно не принял довод налоговой инспекции относительно обязанности у фирмы вести учет доходов физических лиц за предоставленные услуги по их доставке к месту работы в целях исчисления НДФЛ.
К такому же выводу пришел суд в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. по делу N А21-3559/2007.