Кадровый учет с нуля: Практическое пособие

4.9. Внесение изменений в кадровые документы предприятия

В случае внесения неточных или неверных записей в документы по кадровому учету требуется внесение соответствующих изменений. Если речь идет о внутренних кадровых документах, издаваемых работодателем, то в зависимости от документа, в который требуется внести дополнения и (или) исправления, определяется порядок оформления таких исправлений. Так, в случае издания приказа, содержащего неверные или неполные сведения, такие исправления могут быть внесены путем издания нового приказа, в котором необходимо признать положения предыдущего приказа, содержащие неверные сведения, недействительными и указать достоверные сведения.

Если необходимо внести какие-либо исправления в трудовой договор, то это возможно сделать путем заключения к нему дополнительного соглашения, в котором будут отражены все необходимые исправления.

Иные документы (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.) могут быть исправлены либо путем составления к ним соответствующих дополнений (изменений), либо издания приказа об утверждении их новой редакции. Наиболее подробный порядок исправления неточных или неверных сведений предусмотрен законодателем в отношении трудовой книжки работника. Требования, установленные к порядку внесения исправления в записи, содержащиеся в трудовой книжке работника, установлены Постановлением Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции..." и Постановлением Правительства РФ "О трудовых книжках".

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.



Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)", и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.