Любое предприятие, независимо от его формы собственности и организационно-правовой формы, должно иметь определенный перечень документов по кадровому учету. При этом, как правило, указанный перечень документов не зависит от количества работников данного предприятия — будь то организация с двумя-тремя работниками или крупное предприятие, насчитывающее более ста человек. Данное требование к кадровому учету любого предприятия определено прежде всего в нормах Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту — ТК РФ). Многие документы, такие, например, как правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, трудовой договор и др., определены в ТК РФ подробным образом, в том числе с указанием их существенных условий, порядка заключения. Другие документы просто упоминаются в статьях ТК РФ, но при этом, как правило, утверждены другими нормативными актами — это касается прежде всего основных приказов по личному составу, приказов об отпуске, командировке и т.д. Есть и такие документы, которые практически не упоминаются в статьях ТК РФ, однако, несмотря на это, являются не менее важными в кадровом учете предприятия, поскольку от их наличия зависит деятельность всего предприятия в целом — дисциплина труда, производительность труда. Речь идет, например, о таких документах, как должностная инструкция, положение об оплате труда и стимулировании труда и др.
Ни в одном нормативном акте РФ не закреплен обязательный перечень документов по кадровому учету, который должен быть на том или ином предприятии. Однако любой кадровик, как правило, назовет перечень документов, которые не только способствуют организованному кадровому учету на предприятии, но и будут соответствовать требованиям любого проверяющего в случае проведения контрольных мероприятий органами по труду. Формирование указанного перечня документов обусловлено прежде всего практикой организации кадрового учета на предприятии, за время которой выработались те документы, которые не только прописаны в трудовом законодательстве, но и просто удобны и необходимы в жизни предприятия. Именно поэтому организовывать кадровый учет или восстанавливать его необходимо с определения перечня документов, которые уже имеются на предприятии (если речь идет о действующем предприятии), и тех, которые необходимо создать. Также нужно определить, есть ли необходимость в создании документов, наличие которых законодатель определяет на усмотрение самой организации.
Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их издания включаются в систему кадрового учета. В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.
В ст. 12 ТК РФ предусматриваются условия действия локальных нормативных актов во времени. Так, указывается, что локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с истечением срока действия; отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).
Таким образом, создавая тот или иной документ по кадровому учету, который будет являться локальным нормативным актом, необходимо неукоснительно соблюдать нормы законодательства, а также иметь четкое представление о тех вопросах, которые могут быть определены самой организацией (работодателем), и тех, которые в императивном порядке определены законодателем.
Обобщая имеющуюся практику по кадровому учету, можно предложить следующий перечень документов по кадровому учету для предприятий малого бизнеса с небольшой численностью работников (как правило, до 50 — 70 человек):
1) штатное расписание;
2) правила внутреннего трудового распорядка;
3) должностные инструкции на каждого работника;
4) приказы по личному составу;
5) приказы о поощрениях командировках, отпусках;
6) приказы по основной деятельности предприятия;
7) личная карточка на каждого работника;
8) трудовой договор на каждого работника;
9) график отпусков;
10) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
11) коллективный договор между работодателем и работниками;
12) документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.
В отдельных случаях по усмотрению руководителя предприятия с каждым из работников (или с отдельными из них) может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой (служебной) тайны.
С отдельными категориями работников, предусмотренными трудовым законодательством, должны быть заключены договоры о материальной ответственности.